Offentlighet og innsyn
Alle saksdokumenter som produseres ved HF er i utgangspunktet offentlige. Unntak fra offentlighetsprinsippet krever hjemmel i lov eller medhold av lov.
Det finnes tre hovedområder for unntak fra offentlighet:
- Interne forhold
- Taushetsplikt
- Samfunnsmessige hensyn
Saksbehandler eller dennes leder er ansvarlig for å vurdere om dokumenter eller enkeltopplysninger skal unntas offentligheten. Ingen dokumenter eller opplysninger kan unntas uten henvisning til relevant lovhjemmel. Arkivet kan gi råd om hva som bør unntas og hvordan dette praktisk gjøres i forhold til journalopplysninger.
Offentlig journal er en rapport som dannes på grunnlag av det som blir registrert i ePhorte. Den legges ut ukentlig og allmennheten har tilgang til den.
Innsynsbegjæring kommer normalt først til arkivet, som fyller ut klareringsskjema. Klareringsskjema sendes ansvarlig saksbehandler per e-post, med cc til dennes leder, til behandling.