Rutiner for saksbehandlere ved Det humanistiske fakultet

Arkivverdige dokumenter

Alle arkivverdige dokumenter skal journalføres. Med saksdokumenter menes dokumenter som enten er gjenstand for saksbehandling eller i seg selv har dokumentasjonsverdi.
Arkivverdig e-post er saksdokumenter som skal håndteres på lik linje med all annen post som kommer inn til eller blir sendt fra organet.

 

ePhorte som saksbehandlingssystem

Saksbehandler oppretter sine egne saker i ePhorte, og produserer selv sine utbrev og interne notater elektronisk i ePhorte. Innkomne brev og notater skal besvares i saksbehandlingssystemet.
Ny sak: før ny sak opprettes, søk i ePhorte for å se om saken allerede eksisterer! Gi saken en utfyllende, overordnet tittel.

 

Innkommende brev

Arkivet åpner all institusjonspost, men sender personadressert post uåpnet videre til adressaten. Når saksbehandler mottar personadressert post som er arkivverdig, må hun/han sørge for at det blir journalført umiddelbart. E-post direkte til saksbehandler må saksbehandler selv importere i ePhorte. Originaldokumenter i papir sendes arkivet for skanning.

Saksbehandler behandler et innkommet brev ved enten a) besvare med brev/e-post, b) ta det til etterretning, TE (sett men ikke besvart).

 

Arkivets oppbevarings- og kontrollfunksjon

Arkivet oppbevarer foreløpig alt innskannet originalmateriale på papir. Noen dokumenttyper skal alltid oppbevares i papirversjon, for eksempel signerte kontrakter.
Arkivet skal kontrollere at alle journaposter er lagt inn på korrekt måte – valg av dokumenttype, status mm. Arkivet kontrollerer også at tekster på sak og journalpost er sakssvarende, og at det er i overensstemmelse med lovens krav om offentlighet.
Arkivet påser også at Offentleglova blir fulgt når det gjelder skjerming av personopplysninger

 

Se forøvrig Reglement for elektronisk kommunikasjon