Filemaker


 

Handlingsplan for IT-seksjonens strategi for bruk av Filemaker

På sikt vil IT-seksjonen forsøke å få alle Filemakerbrukere over på versjon 7 eller senere, slik at versjonsproblematikken blir så liten som mulig. Da vil det også bli enklere å forvalte lisensportefølja siden alle vil kunne bruke siste versjon av Filemaker. Med versjon 7 eller senere vil det også ligge tilrette for flytting av databasene over på IT-seksjonens Filemaker-hotell.
 

Litt generelt om Filemaker

Filemaker er en småskala-database. Dette betyr at den egner seg godt for enklere datasett som foreligger i begrensa omfang. Typisk vil Filemaker fungere mindre bra hvis databasene inneholder mange hundre tusen poster, og dype relasjonsskjemaer vil også redusere ytelsen drastisk. Datasett som foreligger i stort volum eller kompleksitet vil gjøre at Filemaker vil være mindre egna enn andre løsninger.

Filemaker er også lisensbelagt og koster penger å installere.

Filemaker bruker egne formater på filer sånn at det blir komplisert å dele data med andre database-plattformer. Skal du dele dine data med mange forskjellige forsknings-miljøer med forskjellige programvare-porteføljer kan det  være lurt å se nærmere på andre løsninger.
 

Versjoner

Den siste versjonen av Filemaker som UiO tilbyr heter for tida Filemaker 11.0, men mange versjoner av Filemaker er i bruk, og det  er et par viktige ting å huske på når det gjelder de forskjellige versjonene av Filemaker:

  • Filemaker-versjoner kan deles i tre: Versjon 6.0 og tidligere, fra versjon 7.0 og til og med versjon 11
  • Alle Filemaker-programmer fra og med versjon 7 til og med versjon 11 bruker det samme filformatet. Dette betyr at brukere kan åpne Filemaker-databaser med både versjon 7, 8 og 9.
  • Databaser med versjoner opp til 6 lar seg ikke åpne i versjon 7, 8 eller 9 uten konvertering
  • For at en eldre database skal kunne åpnes i versjon 7 eller senere må databasen konverteres til versjon 7. Denne konverteringa gjør at det blir umulig å jobbe med databasen med eldre Filemaker-versjoner (versjonene før 7). Hvis en gruppe brukere har Filemaker 5.5 på sine maskiner er det derfor viktig at man IKKE konverterer den felles databasen til versjon 7, siden brukerene av databasen dermed må ha nyere versjoner på sine maskiner
     

Flerbrukerdatabaser og HFs Filemaker-hotell

Filemaker gir mulighet for at flere brukere samtidig arbeider i samme database. Dette kan være kronglete siden Filemaker fungerer sånn at den første som åpner database fungerer som server for de andre som senere kobler seg opp. Hvis noen glemmer å avslutte sin Filemaker en dag vil den kunne sperre for andre brukere som har behov for å arbeide i databasen.

HFs IT-seksjon har gått til innkjøp av en såkalt Filemaker-server. Denne serveren gjør det mulig for et stort antall brukere å arbeide på databasene samtidig, uten bekymring for hvem som er inne, eller hvilken bruker som fungerer som server for de andre. For at en database skal fungere med Filemaker server må den ha versjon 7 eller senere.

Hvis du arbeider med en fellesdatabase og har problemer med det er det en meget god idé å flytte databasen over på HF ITs Filemaker-hotell, siden denne løsningen er bygd for flerbruk, og IT-seksjonen gjennom DMLF-gruppa tar seg av administrasjon av rettigheter.

På Filemaker-hotellet bruker man sine UiO-brukernavn og passord i motsetning til tidligere hvor Filemaker var filbasert og med særskilte passord. Dette gjør at det er enkelt å definere hvem som skal ha rettigheter i databasene, siden rettigheter i Filemaker-hotellet er basert på brukeres grupperettigheter. Typisk vil en nyansatt få automatisk tilgang til en gitt database så lenge hun har blitt medlem av de rette gruppene i henhold til funksjon og plassering.

Ta kontakt med IT-seksjonen hvis du tror du kunne tjene på å flytte databasen din til HFs Filemaker-hotell.
 

Framgangsmåte for å flytte din database til IT-seksjonens Filemaker-hotell

  • Bakgrunnsinfo og vurdering av behov: Filemaker-hotellet egner seg godt for databaser som deles mellom mange brukere. Hvis du har databaser som brukes av mange er det lurt å ta en prat med IT-seksjonen gjennom orakeltjenesten. Sannsynligheten er stor for at du da vil få en bedre tjeneste ved å flytte databasen til Filemaker-hotellet. Hvis du er usikker på om du vil tjene på å flytte databaser tar du bare kontakt med IT-seksjonen. Legg også merke til at alle som skal benytte seg av databasen etter flytting vil måtte ha Filemaker versjon 7 eller senere. Hvis de som bruker databasen har brukt Filemaker 5.5 eksempelvis, vil utgifter til oppgradering måtte påregnes. Dette er imidlertid en stor fordel for IT-seksjonen, og også i din egen interesse, siden du får et bedre produkt med nyere versjon.
  • I samarbeid med oss ved IT-seksjonen finner du ut om det lønner seg å flytte databasen
  • Det må mulignes opprettes en tilgangsgruppe for brukere av databasen. Vi ved IT-seksjonen vurderer om det er nødvendig eller ikke å lage en ny gruppe. Sannsynligvis vil vi kunne bruke en allerede eksisterende gruppe, og da er det enkelt å gi tilgang til databasen. Det er også en klar fordel at gruppemedlemsskapet som gir tilgang i databasen er en allerede innarbeida gruppe som også er knytta til andre rettigheter, siden tilgang i Filemaker da vil følge tilganger i felles-områder osv
  • IT-seksjonen konverterer databasen til versjon 7
  • IT-seksjonen flytter databasen fysisk over på vårt hotell
  • Du vil koble opp mot den nye plasseringa på en litt annerledes måte enn du er vant til, siden databasen nå ligger plassert på vårt hotell, og ikke på ditt hjemmeområde eller felles-område.
     

Bruksanvisning for aller første oppkobling til HF ITs Filemakerhotell fra MAC:

  1. Start opp Filemaker: Programs -> Filemaker/Filemaker Pro
  2. Lukk Quickstartvinduet, hvis det dukker opp, med "Cancel"
  3. Åpne "Open Remote File": File -> Open Remote...
  4. Hvis ikke vår server (hf-fmserver.uio.no) allerede ligger på lista til venstre, legg den til: Add...
  5. Tast inn "hf-fmserver.uio.no" i tekstboksen "Host's Internet Address", og for eksempel "HF-Filemakerhotell" i tekstboksen "Favorite Host's Name", deretter trykk på "Save"
  6. Nå skal "hf-fmserver" stå i boksen "Hosts" til venstre. Klikk på den, så vil lista over databaser på vårt Filemaker-hotell sprette opp i boksen "Available Files" til høyre
  7. Klikk på den du vil åpne, deretter knappen "Open"
  8. Du blir så bedt om brukernavn og passord, og du taster da inn ditt UiO-brukernavn og passord, og avslutter med OK
  9. Nå skal du være inne i databasen og kan begynne å arbeide med dataene
     

Bruksanvisning for senere åpning av din Filemaker-database fra MAC:

  1. Start opp Filemaker: Programs -> Filemaker/Filemaker Pro
  2. I vinduet som dukker opp vil du ha to bokser; den til høyre inneholder de siste databasene du har åpna (og den du er ute etter kan stå der), den til venstre inneholder liste over Filemaker-servere, blant annet "HF-Filemakerhotell". Klikk på "HF-Filemakerhotell" i den venstre boksen, så vil de tilgjengelige databasene bli lista opp i boksen til høyre
  3. Finn din database i boksen til høyre i Quickstart-vinduet, klikk på den, og avslutt med "Open"
  4. Tast inn ditt UiO-brukernavn og passord når du blir spurt om det og avslutte med "OK" for å logge inn
  5. Nå skal du komme inn i din database, og kan begynne å arbeide på helt sedvanlig vis
     

Bruksanvisning for aller første oppkobling til HF ITs Filemakerhotell fra PC:

  1. Start opp Filemaker: Start -> Programs -> Filemaker/Filemaker Pro
  2. Lukk Quickstartvinduet, hvis det dukker opp, med "Close"
  3. Åpne "Open Remote File": File -> Open Remote...
  4. Hvis ikke vår server (hf-fmserver.uio.no) allerede ligger på lista til venstre, legg den til: Add...
  5. Tast inn "hf-fmserver.uio.no" i tekstboksen "Host's Internet Address", og for eksempel "HF-Filemakerhotell" i tekstboksen "Favorite Host's Name", deretter trykk på "Save"
  6. Nå skal "HF-Filemakerhotell" stå i boksen "Hosts" til venstre. Klikk på den, så vil lista over databaser på vårt Filemaker-hotell sprette opp i boksen "Available Files" til høyre
  7. Klikk på den du vil åpne, deretter knappen "Open"
  8. Du blir så muligens bedt om brukernavn og passord, litt avhengig av tilgangen til de forskjellige databasene, og du taster da inn ditt UiO-brukernavn og passord, og avslutter med OK
  9. Nå skal du være inne i databasen og kan begynne å arbeide med dataene
     

Bruksanvisning for senere åpning av din Filemaker-database fra PC:

  1. Start opp Filemaker: Start -> Programs -> Filemaker/Filemaker Pro
  2. I vinduet som dukker opp vil du ha to bokser; den til høyre inneholder de siste databasene du har åpna (og den du er ute etter kan stå der), den til venstre inneholder liste over Filemaker-servere, blant annet "HF-Filemakerhotell". Klikk på "HF-Filemakerhotell" i den venstre boksen, så vil de tilgjengelige databasene bli lista opp i boksen til høyre
  3. Finn din database i boksen til høyre i Quickstart-vinduet, klikk på den, og avslutt med "Open"
  4. Tast inn ditt UiO-brukernavn og passord når du blir spurt om det og avslutte med "OK" for å logge inn
  5. Nå skal du komme inn i din database, og kan begynne å arbeide på helt sedvanlig vis
     

How to connect to Filemaker databases situated on our Filemaker hotel:

  1. Fire up Filemaker on your computer from the Start button or Desktop shortcut, or your favourite way of opening it
  2. If a window named "FileMaker Quick Start" pops up, check the tickbox "Do not show quick start again" and click "OK"
  3. Choose "Open Remote..." from the File menu, alternatively use the keyboard shortcut "shift + ctrl + O", and a window should pop up
  4. Unless the big list box on the left already contains "hf-fmserver", choose "Favorite Hosts" in the top box called "View", then click "Add...", type in "hf-fmserver.uio.no" and ultimately "OK". "" should now be listed in the left list box
  5. Highlight "hf-fmserver" in the list box on the left by clicking it
  6. You should now be able to see the available databases on our Filemaker hotel in the list box on your right, so pick the database you'll work on by clicking on it
  7. Open it by clicking the "Open" button or double clicking the database you want
  8. When asked for username and password, enter the login details you already received from your database manager
  9. That's it, you should now see your database, and can start working on it

 

Publisert 1. juli 2013 12:58 - Sist endret 9. mars 2016 10:37