Instruks for administrator

Komiteadministrator har ansvar for administrere komiteens arbeid og se til at doktorgradsreglementet blir fulgt, i tillegg til å følge opp rutinene som er beskrevet under.

Det er viktig at du som administrator setter deg inn i dine oppgaver og noterer deg de gjeldende frister. Huskelisten for administrator  fungerer som en kortversjon av rutinebeskrivelsen og som et verktøy til å huske viktige oppgaver og frister.

Planlegging av disputasdatoer

Administrator skal så snart som mulig etter komiteens oppnevning konferere med de andre komitémedlemmene om hvilke datoer som passer for ev. disputas. Merk at disputaser bør holdes på hverdager, ikke lørdager.

Administrator varsler umiddelbart instituttets saksbehandler om ønskede datoer. Instituttet reserverer lokaler. Merk at romsituasjonen ved UiO er presset og at det derfor kan være vanskelig å imøtekomme ønsker om bestemte lokaler.

Møter i komiteen

Fakultetet dekker ikke utgifter til møter i komiteen før selve disputasen. Dersom telefonkonferanser eller lignende medfører kostnader, vil fakultetet dekke disse.

Levering av innstilling

Administrator skal se til at den endelige innstillingen inneholder de nødvendige opplysningene, slik disse beskrives i vurdering av avhandling og innstilling. Det er særlig viktig at:

  • Innstillingen avsluttes med en konklusjon som tydelig viser enten at avhandlingen godkjennes eller at den ikke godkjennes for disputas
  • Det er samsvar mellom premisser og konklusjon i innstillingen
  • Innstillingen skal foreligge på norsk eller engelsk, uavhengig av avhandlingsspråk

Administrator skal se til at innstillingen er klar før fristen som er oppgitt i oppnevningsbrevet. Ved forsinkelser må administrator varsle instituttet og fakultetets saksbehandler på forhånd.

Administrator skal se til at innstillingen signeres av alle medlemmene i komiteen. Dersom det fører til forsinkelser i saksbehandlingen å skaffe til veie signaturene, er det tilstrekkelig at innstillingen i første omgang er signert av komitéadministrator. Utskrift av e-post som bekrefter at alle sakkyndige er enige i konklusjonen, skal i så fall legges ved. Komitéadministrator må da se til at ny versjon av innstillingen med originale signaturer, blir sendt til instituttets saksbehandler senest i sammenheng med disputasen.

Innstillingen skal sendes til instituttets saksbehandler, som sender innstillingen videre til fakultetet.

Dersom bedømmelseskomiteen konkluderer med at en ph.d.-avhandling ikke kan godkjennes, kan komiteens negative innstilling ha to alternative konklusjoner: ikke godkjent eller anbefalt omarbeiding av avhandlingen. Ved dr. philos er negativ innstilling ensbetydende med ikke godkjent.

Ikke godkjent

Kandidaten kan levere til annen og siste gangs bedømmelse tidligst 6 måneder etter avgjørelse i Tilsettingsutvalget (TUV).

Omarbeiding av avhandlingen (kun ph.d)

Dersom avhandlingen kun har mindre svakheter, kan komiteen foreslå omarbeiding på grunnlag av bedømmelseskomiteens foreløpige kommentarer. Komiteen leverer da ikke en endelig innstilling, men en foreløpig uttalelse stilet til kandidaten, der det gis konkrete forslag til endringer. Det skal gis en frist for slik omarbeiding, som normalt ikke skal være lengre enn 6 måneder.  Fra denne oversikten skal det også gå tydelig fram hvorfor komiteen velger å anbefale omarbeiding, heller enn å underkjenne avhandlingen.

I "Veiledning om bedømmelse av norske doktorgrader" understrekes det at komiteen bare bør gi en anbefaling om innlevering av samme arbeid i omarbeidet versjon for ny bedømmelse, dersom komiteen mener at en omarbeiding vil kunne gi tilfredsstillende resultat innen rammen av 6 måneders arbeidsinnsats. Det fremheves også at en anbefaling om omarbeiding ikke kan oppfattes som en forsikring om godkjenning ved en eventuell ny bedømmelse.

Samme komité vurderer den omarbeidede versjonen av avhandlingen når denne foreligger, og gir sin endelige innstilling innen en oppgitt frist som normalt ikke skal overstige en måned. Komiteen må være inneforstått med at bedømmelsesarbeidet ikke er fullført (og ikke honoreres) før endelig innstilling foreligger. Dersom kandidaten ikke leverer inn omarbeidet versjon innen 6 måneder, teller komiteens foreløpige uttalelse normalt som en negativ innstilling.

Kandidatens omarbeidede versjon levert til ny bedømmelse innen 6 måneder regnes som førstegangs bedømmelse. Hvis kandidatens omarbeidede versjon også underkjennes, vil kandidaten altså kunne omarbeide avhandling ytterligere og levere den til ny bedømmelse (andregangs bedømmelse) tidligst 6 måneder etter avgjørelse i TUV.

Reiser, opphold og honorar for eksterne komitémedlemmer

Reiser og opphold for eksterne komitémedlemmer bør bestilles snarest etter at innstillingen er levert og fakultetet har fastsatt disputasen per brev til kandidaten (kopi av brev sendes til administrator).

Administrator skal innhente informasjon om komitémedlemmenes behov når det gjelder oppholdet, og gi beskjed til instituttets saksbehandler som bestiller hotellrom. Fakultetet dekker utgiftene, og rammene er to døgn m/frokost for medlemmer bosatt i europeiske land og tre-fem døgn for medlemmer bosatt i andre verdensdeler. Dersom reiseutgiftene blir rimeligere ved at oppholdet forlenges, betaler fakultetet for flere døgn (etter avtale). Fakultetet betaler ikke for hotell eller reise for den sakkyndiges ektefelle.

Administrator skal se til at eksterne komitémedlemmer får hjelp til bestilling av reise ved behov. Medlemmene skal normalt bestille reisen selv og få utgiftene refundert etter disputasen, men instituttets saksbehandler kan i spesielle tilfeller være behjelpelig med bestillingen. Fakultetet dekker alle reiseutgifter for eksterne medlemmer. Se mer om utbetaling av honorar og reisekostnader.

Fordeling av opponentroller

Administrator skal i samråd med de andre komitémedlemmene avklare hvem som skal være første og andre opponent og gi fakultetets saksbehandler beskjed om dette senest fire uker før disputasen.

Opprykk ved force majeure

Hvis den ene opponenten plutselig blir forhindret fra å stille til disputas p.g.a force majeure (akutt alvorlig sykdom eller liknende), må administrator være forberedt på å steppe inn som opponent på kort varsel. Annenopponenten rykker opp til førsteopponent, og administrator går inn som annenopponent.

Emne(r) til prøveforelesning

Dersom kandidaten skal holde to prøveforelesninger (gjelder kun dr.philos.), skal doktoranden sende sitt selvvalgte emne til prøveforlesning per e-post til administrator og fakultetets saksbehandler senest fire uker før disputasen. Fakultetet informerer doktoranden om denne fristen.

Administrator skal i samråd med de andre komitémedlemmene avklare hva som skal være tittelen på det oppgitte emnet for prøveforelesningen, og sende dette til fakultetets saksbehandler senest fire uker før disputasen. Fakultetet sender tittelen videre til doktoranden ti virkedager før prøveforelesningen.

Informasjon til eksterne medlemmer om disputasens forløp

Administrator skal på forhånd informere opponentene om opplegget for opposisjoner ved norske doktordisputaser. Før disputasen bør opponentene ta kontakt med hverandre og fordele tema for opposisjonen seg imellom.

Administrator skal informere komitémedlemmene, spesielt de utenlandske, om sedvaner og tradisjoner knyttet til disputasen, og om doktormiddagen dersom dette er aktuelt.

Tekniske hjelpemidler til doktorgradsprøven

Administrator skal gi melding om opponentenes og doktorandens eventuelle behov for tekniske hjelpemidler til prøveforelesning og disputas. Meldingen skal gis til saksbehandleren ved instituttet senest én uke før disputasen.

Under prøveforelesningen(e) og disputasen

Administrator skal se til at eksterne komitémedlemmer finner fram til lokalet for prøveførelesningen(e) og disputasen.

Administrator skal se til at doktoranden blir introdusert ved prøveførelesningen(e). Komitéadministrator eller leder ved instituttet/grunnenheten introduserer doktoranden, og ansvaret for dette må fordeles på forhånd.

Det er vanlig at prøveforelesningen(e) avsluttes med at administrator/den som introduserte kandidaten kommer opp og takker kandidaten for prøveforelesningen, og informerer om at komiteens dom over prøveforelesningen faller på disputasen dagen etter (å informere om godkjenningen er en del av disputaslederens innledning på disputasdagen). Administrator kan samtidig minne om når og hvor disputasen finner sted. Det er vanlig at kandidaten får blomster etter prøveforelesningen (bestilles av instituttet).

Middag etter prøveforelesningen(e) og disputaslunsj

Det er vanlig at administrator tar komitémedlemmene med ut til middag etter prøveførelesningen(e). Administrator avgjør hvor middagen skal finne sted i samråd med instituttet. Instituttet/grunnenheten betaler for middagen.

Administrator skal ta komitémedlemmene, disputasleder, doktorand og ev. veileder med til lunsj før, etter eller i pausen under disputasen. Instituttets saksbehandler bestiller lunsjen og informerer administrator om tid og sted. Fakultetet betaler for lunsjen (men ikke for alkohol).
 

Publisert 26. mai 2015 09:24 - Sist endret 20. aug. 2018 14:43