Retningslinjer for bruk av e-post ved IAKH

Vedtatt i instituttstyremøtet 23.03.2007

E-post-henvendelser

• Alle e-poster bør besvares så raskt som mulig, og innen én uke.
  
• Dersom man ikke har mulighet for å gi utfyllende svar med én gang: send bekreftelse på mottatt e-post og at evt. svar vil komme, samt tidsramme for svar
• Vurder nødvendigheten av å bruke kopi, videresend og svar til alle-feltene
• Henvis gjerne til andre informasjonskilder i stedet for å skrive alt selv.

E-post-signaturer

• Alle e-poster skal inneholde signatur som består av navn, jobbtittel, institutt, adresse. Det er fullt mulig å sette opp flere signaturer. Engelsk jobbtittel kan også inkluderes.

E-post-lister

• Informasjon om IAKHs e-post-lister skal ikke spres eksternt – disse er kun for internt bruk. Slik unngår vi spamming.
• Innholdet skal være sakssvarende, dvs. innholdet skal stå i forhold til listens definerte formål. Det skal være faglig eller praktisk relevant og nyttig for mottaker.
• Personkarakteristikker, taushetsbelagte opplysninger eller privat informasjon skal aldri sendes ut på listen. Overtredelse kan medføre midlertidig eller permanent ekskludering fra listen.

Fraværsmelding

• Automatisk fraværsmelding (også kalt 'autosvar' eller 'tripnote') i epost-programmet opprettes for fravær som overstiger 2 jobbdager.
• Meldingen bør inneholde navn og opplysninger om hvor lenge man er borte, i tillegg kan det opplyses om man kan kontaktes via (mobil-) telefon og evt. stedfortreders navn.