Ressursside for studentforeninger ved ILOS

Er du med i en studentforening og skal arrangere noe? Her finner du tips til gjennomføringen, informasjon om hva ILOS kan bidra med og lenker til nyttige ressurser.

Nyttige ressurser for studentforeninger og -utvalg

  • SiO Foreninger: Her kan dere få hjelp til det meste. Har blant annet:
    • nettressurser om å starte og drive en forening
    • en liste over mulige finansieringskilder for studentforeniger utover de faglig-sosiale midlene ved ILOS
    • en nyttig sjekkliste for å overføre en forening fra ett styre til et annet
    • kurs for foreningsmedlemmer, for eksempel kurs om å sitte i et styre, å være økonomiansvarlig, å være leder, å rekruttere nye medlemmer, å designe promo-materialer og å holde årsmøte/generalforsamling
    • veiledning for studentforeninger, om stort og smått i foreningen
  • Verktøykasse for studentforeninger: Ressurssider hos UiO med nyttig informasjon om rombestilling, filmvisning, profilering, kurstilbud, m.m.
  • Studentutvalget ved Humanistisk fakultet (HFSU): HFSU er studentenes tillitsvalgte ved HF. HFSU har representanter i fakultetsstyret og samarbeider med studentutvalgene, programutvalgene og studentene i instituttstyrene om å skape en best mulig tilværelse for studenter ved HF. De gir også gjerne tips og råd til nyoppstartede studentforeninger.

Å planlegge et arrangement

Planlegg semesteret i god tid og søk om midler

Husk å planlegge foreningsarrangementene i god tid. Fristen for å søke om faglig-sosiale midler fra ILOS er allerede 1. juni for høstsemesteret og 1. desember for vårsemesteret. Før denne fristen bør dere ha oversikt over det neste semesterets aktiviteter.

Dere kan sende inn søknader utenom fristene, men da er det ikke sikkert at det er midler igjen.

ILOS får mange flere søknader om faglig-sosiale midler enn vi kan innvilge, så det er ikke sikkert at dere får innvilget alt dere søker om. Hvis dere ikke får innvilget alt, kan dette løses ved at deltakerne på arrangementet betaler en egenandel eller at dere også søker andre midler (se Nyttige ressurser over).

Si fra til studentene om arrangementet deres

Studiekonsulenten som tar imot søknadene om midler ved ILOS kan hjelpe dere med å sende ut én felles-e-post til alle studentene på faget hvert semester.

Dere kan bruke denne e-posten enten til å promotere ett bestemt arrangement, eller til å gjøre studentene obs på foreningen og peke videre til et sted de kan holde seg oppdatert utover i semesteret, eller en kombinasjon.

Nok en god grunn til å planlegge i god tid!

Når det nærmer seg arrangement...

  • Inviter studentene! Hvis dere vil vite omtrent hvor mange som kommer, og dermed hvor mye mat dere trenger hvis dere har servering, kan dere ta påmelding til arrangementet med Nettskjema.
  • Bestill rom på UiO til arrangementet, hvis dere trenger det. Sjekk i god tid om dere er registrert som studentforening - kun registrerte studentforeninger kan bestille rom.
  • Bestill evt. mat til arrangementet. Se mer om dette under neste punkt.

Hvordan bruke midlene som foreningen har fått innvilget fra ILOS

Når dere får innvilget faglig-sosiale midler fra ILOS, er det flere måter å bruke dem på:

1) Refusjon

Når dere kjøper snacks, drikke o.l, kan enkeltpersoner i foreningen legge ut og få pengene refundert til egne kontoer eller til foreningskontoen etterpå.

Spare på dokumentasjon

Før, under og etter arrangementet er det viktig at dere husker å spare på originalversjonen av alle relevante kvitteringer, fakturaer og liknende for utgifter til arrangementet. Dette er viktig fordi dere bare kan få refundert midler mot dokumentasjon. UiO har strenge krav til dokumentasjon av utgifter ved refusjoner, og det er viktig at dere setter dere inn i disse.

Dokumentasjonen må tydelig vise

  1. betalingsgrunnlag = hva utgiften gjelder
  2. betalingsbekreftelse = at utgiften faktisk er betalt

Personer som skal få penger refundert, spare på alle spesifiserte originalkvitteringer. 

Sende inn refusjon

Det er ressurskrevende å behandle refusjoner, så derfor er det en fordel at dere fordeler utgiftene på så få personer som mulig. Det er også en fordel om dere leverer så få refusjoner som mulig i løpet av semesteret. ILOS kan dessverre ikke ta imot refusjoner under 300 kr per person. Hvis en person f.eks. har lagt ut 60 kroner for foreningen hver måned i ett semester, leverer dere disse kvitteringene samlet først i slutten av semesteret, når det samlede beløpet er over 300 kr.

Når dere har kjøpt inn alt dere skal ha for semesteret, samler dere kvitteringene og sender dem til Anna K. Høyem. Dere sender også inn et refusjonsskjema for hver person. Pengene kommer inn på konto 4-6 uker senere. 

Refusjoner må leveres senest innen utgangen av semesteret dere har fått innvilget midlene til.

2) ILOS kjøper inn

Når dere skal kjøpe inn snacks, drikke o.l. til større arrangementer, eller flere små arrangementer på en gang, kan dere be om at ILOS kjøper inn dette og betaler for det direkte. 

UiO er bundet av rammeavtaler og må kjøpe dagligvarer, catering og pizza fra bestemte leverandører. Ta kontakt med studieadministrasjonen på ILOS for å sjekke hvilke leverandører UiO har avtaler med.

Fordelen med denne ordningen er at dere slipper å legge ut av egen lomme. Men det krever litt planlegging - hvis dere vil at ILOS skal kjøpe inn for dere, må dere gi beskjed til studentinfo@ilos.uio.no senest en uke i forveien (men gjerne før!) om

  • Navn og mobilnummer til en kontaktperson som deltar på arrangementet
  • Leveringstidspunkt
  • Leveringssted
  • Total kostnad
  • Hva dere vil bestille
  • Navn og nettside til leverandør
  • Deltakere (hvis dere vil bestille mat): Liste over påmeldte deltakere *eller* info om hvilke studentgrupper som er invitert.
  • Arrangement: Tittel på arrangement/aktivitet, tid og sted

3) Leverandør sender faktura direkte til ILOS

Ved større utgifter som rammeavtalene til UiO ikke dekker, f.eks. leie av hytte til hyttetur, kan dere be leverandøren om å sende en faktura direkte til UiO, og så betaler ILOS utgiften direkte.

Etter at dere har fått innvilget midler, ber dere leverandøren sende en faktura til UiO. Send leverandøren en lenke til UiO-siden som forklarer hvordan de gjør dette og hvor de får hjelp hvis de har faktura-spørsmål, på norsk eller på engelsk. I tillegg gir dere leverandøren beskjed om at fakturaen *må* merkes tydelig med referansen '143401 + Høyem', ellers blir den ikke betalt.

4) Studentforening sender faktura til ILOS

Dette gjelder kun for tidsskrifter som har fått innvilget drifts- eller trykkestøtte og i noen tilfeller for studentforeninger som har fått midler til studietur i utlandet. Foreningenen sender en faktura til ILOS og får støtten utbetalt til foreningskontoen. Må avtales med ILOS i forkant.

5) ILOS betaler honorar til seminarholder

Hvis foreningen har fått innvilget midler til å honorere f.eks. en leder på et skriveseminar, må en ansatt i studieadminstrasjonen på ILOS lage en honorarkontrakt til denne personen. Foreningen må sende denne informasjonen til studentinfo@ilos.uio.no senest to uker før arrangementet:

  • hvor mye dere har fått innvilget til å honorere personen
  • personens navn
  • personens e-post-adresse
  • dato og tidspunkt for arrangementet
  • antall timer personen skal forelese (f.eks. 45 min eller 90 min)
  • info om personens utdanningsnivå (bachelorstudent, bachelorgrad, mastergrad)
  • lenke til en nettside, plakat e.l. for arrangementet

 

Publisert 14. feb. 2020 16:05 - Sist endret 11. juni 2020 09:11