Ressursside for studentforeninger ved ILOS

Er du med i en studentforening og skal arrangere noe? Her finner du tips til gjennomføringen, informasjon om hva ILOS kan bidra med og lenker til nyttige ressurser.

Nyttige ressurser for studentforeninger og -utvalg

  • SiO Foreninger: Her kan dere få hjelp til det meste. Har blant annet:
    • nettressurser om å starte og drive en forening
    • en liste over mulige finansieringskilder for studentforeniger utover de faglig-sosiale midlene ved ILOS
    • en nyttig sjekkliste for å overføre en forening fra ett styre til et annet
    • kurs for foreningsmedlemmer, for eksempel kurs om å sitte i et styre, å være økonomiansvarlig, å være leder, å rekruttere nye medlemmer, å designe promo-materialer og å holde årsmøte/generalforsamling
    • veiledning for studentforeninger, om stort og smått i foreningen
  • Verktøykasse for studentforeninger: Ressurssider hos UiO med nyttig informasjon om rombestilling, filmvisning, profilering, kurstilbud, m.m.
  • Studentutvalget ved Humanistisk fakultet (HFSU): HFSU er studentenes tillitsvalgte ved HF. HFSU har representanter i fakultetsstyret og samarbeider med studentutvalgene, programutvalgene og studentene i instituttstyrene om å skape en best mulig tilværelse for studenter ved HF. De gir også gjerne tips og råd til nyoppstartede studentforeninger.

Å planlegge et arrangement

Planlegg semesteret i god tid og søk om midler

Husk å planlegge foreningsarrangementene i god tid. Fristen for å søke om faglig-sosiale midler fra ILOS er allerede 1. juni for høstsemesteret og 1. desember for vårsemesteret. Før denne fristen bør dere ha oversikt over det neste semesterets aktiviteter.

Dere kan sende inn søknader utenom fristene, men da er det ikke sikkert at det er midler igjen.

ILOS får mange flere søknader om faglig-sosiale midler enn vi kan innvilge, så det er ikke sikkert at dere får innvilget alt dere søker om. Hvis dere ikke får innvilget alt, kan dette løses ved at deltakerne på arrangementet betaler en egenandel eller at dere også søker andre midler (se Nyttige ressurser over).

Si fra til studentene om arrangementet deres

Personen som tar imot søknadene om midler ved ILOS kan hjelpe dere med å sende ut én felles-e-post til alle studentene på faget hvert semester.

Dere kan bruke denne e-posten enten til å promotere ett bestemt arrangement, eller til å gjøre studentene obs på foreningen og peke videre til et sted de kan holde seg oppdatert utover i semesteret, eller en kombinasjon.

Nok en god grunn til å planlegge i god tid!

Når det nærmer seg arrangement...

  • Inviter studentene! Hvis dere vil vite omtrent hvor mange som kommer, og dermed hvor mye mat dere trenger hvis dere har servering, kan dere ta påmelding til arrangementet med Nettskjema.
  • Bestill rom på UiO til arrangementet. Sjekk i god tid om dere er registrert som studentforening - kun registrerte studentforeninger kan bestille rom.
  • Bestill evt. mat til arrangementet. Se mer om dette under neste punkt.

Hvordan bruke midlene som foreningen har fått innvilget fra ILOS

Når dere får innvilget faglig-sosiale midler fra ILOS, er det flere måter å bruke dem på:

1) ILOS kjøper inn

Når dere skal kjøpe inn snacks, drikke o.l. til større arrangementer, eller flere små arrangementer på en gang, kan dere be om at ILOS kjøper inn dette og betaler for det direkte. 

UiO er bundet av rammeavtaler og må kjøpe dagligvarer, catering og pizza fra bestemte leverandører. Ta kontakt med ILOS for å sjekke hvilke leverandører UiO har avtaler med.

Dette krever litt planlegging - hvis dere vil at ILOS skal kjøpe inn for dere, må dere gi beskjed senest en uke i forveien (men gjerne før!) om

  • Navn og mobilnummer til en kontaktperson som deltar på arrangementet
  • Leveringstidspunkt
  • Leveringssted
  • Total kostnad
  • Hva dere vil bestille
  • Navn og nettside til leverandør
  • Deltakere (hvis dere vil bestille mat): Liste over påmeldte deltakere *eller* info om hvilke studentgrupper som er invitert.
  • Program for arrangementet: Tittel på arrangement/aktivitet, kort tekst om innholdet, tid og sted

2) Leverandør sender faktura direkte til ILOS

Ved større utgifter som rammeavtalene til UiO ikke dekker, f.eks. leie av hytte til hyttetur, kan dere be leverandøren om å sende en faktura direkte til UiO, og så betaler ILOS utgiften direkte.

Etter at dere har fått innvilget midler, ber dere leverandøren sende en faktura til UiO. Send leverandøren en lenke til UiO-siden som forklarer hvordan de gjør dette og hvor de får hjelp hvis de har faktura-spørsmål. Siden finnes både på norsk og på engelsk. I tillegg gir dere leverandøren beskjed om at fakturaen *må* merkes tydelig med koststed 143 00000, ellers blir den ikke betalt.

3) Studentforening sender faktura til ILOS

Dette gjelder kun for tidsskrifter som har fått innvilget drifts- eller trykkestøtte og i noen tilfeller for studentforeninger som har fått midler til studietur i utlandet. Foreningenen sender en faktura til ILOS og får støtten utbetalt til foreningskontoen. Må avtales med ILOS i forkant.

4) ILOS betaler honorar til seminarholder

Hvis foreningen har fått innvilget midler til å honorere f.eks. en leder på et skriveseminar, må en ansatt i studieadminstrasjonen på ILOS lage en kontrakt til denne personen. Foreningen må sende denne informasjonen senest to uker før arrangementet:

  • hvor mye dere har fått innvilget til å honorere personen
  • personens navn
  • personens e-post-adresse
  • personens telefonnummer
  • personens statsborgerskap
  • (hvis arrangementet er digitalt) hvilket land personen er i mens h*n leder arrangementet
  • dato og tidspunkt for arrangementet
  • antall timer personen skal forelese (f.eks. 45 min eller 90 min)
  • info om personens utdanningsnivå (bachelorstudent, bachelorgrad, mastergrad)
  • lenke til en nettside, plakat e.l. for arrangementet

 

Publisert 14. feb. 2020 16:05 - Sist endret 2. des. 2021 13:28