WEBVTT

1
00:00:05.000 --> 00:00:11.133
Nå tenkte jeg å snakke litt om empatisk kommunikasjon 
og betydningen kommunikasjon når det

2
00:00:11.133 --> 00:00:18.733
gjelder bruk av e-post. Hvorfor e-post? Enkelte er 
ikke så vant til å bruke e-post som

3
00:00:18.733 --> 00:00:25.333
studenter, men fremdeles Er det slik at e-post er 
'lingua franca', et slags

4
00:00:25.333 --> 00:00:33.633
'minste felles multiplum'-verktøy i 
arbeidslivet. Mange er lei e-post og

5
00:00:33.633 --> 00:00:40.533
bruker samarbeidsverktøy som Teams for å 
unngå e-post. Men alle må bruke

6
00:00:40.533 --> 00:00:46.933
det med eksterne kunder og samarbeidspartnere, 
så det er like greit at du bare lærer

7
00:00:46.933 --> 00:00:54.833
litt hvem, hva, hvor og når om e-post først som sist. 
For det første HVEM? Dere må alltid ha en signatur

8
00:00:54.833 --> 00:01:04.533
i en e-post. Det bør ha et 
signatur-felt, ikke bare skrive hilsen og

9
00:01:04.533 --> 00:01:06.733
fornavn. Tenk at det signaturfeltet 

10
00:01:06.733 --> 00:01:13.733
skal ha informasjon om hvem dere er,
hvilken rolle dere har i organisasjonen.

11
00:01:13.733 --> 00:01:20.633
Og det bør ha kontaktinfo, 
hvis den informasjonen skal sendes ut

12
00:01:20.633 --> 00:01:26.833
med telefonnummer og adresse. Så det er viktig 
å ha in mente "hvem" som skriver og sender.

13
00:01:26.833 --> 00:01:34.033
Den skal jo være sendt til noen, 
og både et til-felt, og et

14
00:01:34.033 --> 00:01:39.933
CC, kopi-felt, "Carbon copy" som det står for, 
som peker på gammel blåpapir-teknologi.

15
00:01:39.933 --> 00:01:48.033
Og så kan du sende BCC som er en skjult eller
hemmelige. CC-feltet bruker du til folk som skal være

16
00:01:48.033 --> 00:01:55.033
orientert, men ikke trenger å ta stilling
til informasjonen. Mange leser ikke

17
00:01:55.033 --> 00:02:03.833
e-post så nøye som de får i CC. Så hvis dere ønsker 
at de skal lese ting og ta stilling til spesielle

18
00:02:03.833 --> 00:02:06.933
ting, husk å merke navn som står i CC

19
00:02:06.933 --> 00:02:11.833
i teksten, for eksempel med 
fet skrift. 

20
00:02:11.833 --> 00:02:17.733
Spør deg hvem hvem det er som 
skal lese dette? Er det kongen? Er det

21
00:02:17.733 --> 00:02:26.433
en kollega? Er det en ekstern kunde? Tilpass tonen og 
høflighetsnivå avhengig av det. 

22
00:02:26.433 --> 00:02:33.733
Sett deg inni nettikette på jobben din. 
Noen er vant til å være formelle,

23
00:02:33.733 --> 00:02:39.933
andre arbeidsplasser er ganske rett på sak. 
Og husk at du ikke bruker

24
00:02:39.933 --> 00:02:46.733
"Reply all". Det var veldig populært på 90-tallet, 
da fikk du plutselig mail sendt ved

25
00:02:46.733 --> 00:02:54.633
en feil i kopi til 50 000 som sto på samme e-postliste.
Ikke sett for mange i CC-feltet

26
00:02:54.633 --> 00:03:01.833
hvis det ikke er strengt nødvendig.
HVA? Enhver e-post må ha et emne, og de

27
00:03:01.833 --> 00:03:05.699
De fleste e-postprogrammet sier fra hvis du 
har glemt å skrive noe i et emne-felt.

28
00:03:05.699 --> 00:03:14.233
Et emnefelt er viktig fordi det inngår i 
et svar eller en reply tråd

29
00:03:14.233 --> 00:03:20.733
mellom ulike medlemmer. Det er viktig at du ikke 
endre emnefelt eller tittel i svar,

30
00:03:20.733 --> 00:03:26.800
for da ødelegger du tråden og gjør det vanskelig å finne 
fram til. Så ikke gjør noe med emner i svar manuelt.

31
00:03:26.800 --> 00:03:35.733
Prøv å sette seg inn i hvordan man bruker "reply" på
din arbeidsplass. Hvor skriver du ny informasjon?

32
00:03:35.733 --> 00:03:41.633
På toppen? Noen skriver det innimellom og 
gjør det klart for den som leser

33
00:03:41.633 --> 00:03:47.833
og skriver "Jeg svarer i meldingen nedenfor".
Så det er tydelig hvor du legger til

34
00:03:47.833 --> 00:03:54.733
ny informasjon og svar, og hva som er andres. 
Hvis du skal ha lenker i e-post så prøv å

35
00:03:54.733 --> 00:04:01.133
lage lenker så de ikke blir veldig lange og 
kanskje bryter over flere tekstlinjer.

36
00:04:01.133 --> 00:04:10.333
Når det gjelder universell utforming og
tilgjengelighet,

37
00:04:10.333 --> 00:04:18.733
så ikke lenke som bare står "klikk her", 
men inkluder litt sammenheng og kontekst

38
00:04:18.733 --> 00:04:24.833
så det er lettere å skjønne hva det er. HVOR er 
det e-posten skal leses? Hvilket e-postprogram

39
00:04:24.833 --> 00:04:27.500
skal det leses i? Det er det 
ikke alltid du vet noe om.

40
00:04:27.500 --> 00:04:34.633
Når dere e-post si husk "what to see is not 
what you get". Noen ganger har jeg fått

41
00:04:34.633 --> 00:04:41.333
e-post hvor det står et avsnitt, og står det 
"se vedlegget her", og et et nytt avsnitt.

42
00:04:41.333 --> 00:04:49.633
og et nytt vedlegg. Men i min 
e-post-leser legger alle vedlegg seg

43
00:04:49.633 --> 00:04:56.533
nederst. Hvis du da samtidig ikke har gitt
et navn på vedlegget som gir mening, så er

44
00:04:56.533 --> 00:05:04.733
det vanskelig å forholde seg til. Så tenk at 
ditt epost-program ikke trenger vise

45
00:05:04.733 --> 00:05:13.033
e-post slik andre ser det. Derfor så blir også 
viktig med dokument-navn i vedlegg.

46
00:05:13.033 --> 00:05:19.233
Tenk hvor det skal leses? På jobb, på mobil, på reise? 
Det kan ha konsekvenser for hva du kan legge ved som fil.

47
00:05:19.233 --> 00:05:26.633
Hvis du inkluderer et diger vedlegg er det ikke gitt
at man kan lese det eller får det levert raskt

48
00:05:26.633 --> 00:05:28.433
på reise eller på et mobilnett,

49
00:05:28.433 --> 00:05:34.533
Så legg gjerne inn en lenke til et 
dokument i stedet for å legge med

50
00:05:34.533 --> 00:05:36.333
en en svær, tung fil.

51
00:05:36.333 --> 00:05:42.433
HVOR er også veldig å tenke på. Er det privat eller 
er det jobb? Ikke videresend jobbmail til din

52
00:05:42.433 --> 00:05:50.833
private mail. Det har både med sikkerhet å 
gjøre og søkbarhet. Og ikke send jobbmail

53
00:05:50.833 --> 00:05:58.033
fra privatkontoen din til eksterne kunder eller 
folk på jobb. Folk finner det ikke igjen,

54
00:05:58.033 --> 00:06:05.233
og det er dokumenter og informasjon som hører jobben
til og ikke din private e-postkonto.

55
00:06:05.233 --> 00:06:15.133
Presidentkandidater har hatt problem med det, 
og det kan du også få. NÅR?

56
00:06:15.133 --> 00:06:23.833
Alle e-poster får en tidssignatur når den 
forlater utboks. Men du vet ikke

57
00:06:23.833 --> 00:06:29.733
noe om når mottakeren får det. Om det er 
et tungt vedlegg tar det tid. 

58
00:06:29.733 --> 00:06:31.500
Og du vet ikke når mottakeren
leser det.

59
00:06:31.500 --> 00:06:38.233
Tenk over hvilke signaler du sender
når det gjelder tidspunktet du sender mail. 

60
00:06:38.233 --> 00:06:45.933
Hvis du er sjef, ikke send e-post midt på 
natta, hvis du ønsker å formidle til de

61
00:06:45.933 --> 00:06:52.933
ansatte at de skal forholde seg til vanlig arbeidstid, 
og skille mellom arbeid og fritid.

62
00:06:52.933 --> 00:07:01.333
Så når du sende ting har også konsekvens 
for de signalene du sender. Og ikke send

63
00:07:01.333 --> 00:07:09.333
en innmari sint mail midt på natta i helgen. 
Vent heller til i morgen.

64
00:07:09.333 --> 00:07:18.033
Du har også ansvar for 'work life balance' og skille 
privatliv og jobb i din egen e-post bruk.

65
00:07:18.033 --> 00:07:25.533
Så skru av varslinger om natta og sett på "stille tid". 
Men du kan ikke styre når e-post kommer, folk jobber

66
00:07:25.533 --> 00:07:31.800
i andre tidssoner... Så du har også et ansvar 
for din egen bruk av e-post.

67
00:07:31.800 --> 00:07:40.833
Igjen er det viktig å tenke over empatisk kommunikasjon: 
hvem, hva, hvor, og når. Hva betyr det for andre det

68
00:07:40.833 --> 00:07:44.433
jeg sender og gjør på jobb og måten 
jeg bruker e-post.