Det følgende er en generell personvernerklæring for ulike alumninettverk ved Det humanistiske fakultet, Universitetet i Oslo – heretter kalt «fakultetet».
For fakultetet handler samarbeid med alumner om å styrke samfunnskontakten og fakultetets identitet, og sikre tett kontakt med nasjonalt og internasjonalt arbeidsliv og næringsliv.
Alumnene utgjør en særskilt ressurs for fakultetet og fakultetet utgjør en livslang ressurs for alumnene. Samarbeidet skal være bærekraftig og basert på gjensidig nytte for alumnene og fakultetet. Les gjerne mer om alumninettverk ved Det humanistiske fakultet.
Hva er en personvernerklæring?
Denne erklæringen forklarer hvordan alumninettverk ved fakultetet håndterer og bruker våre alumners persondata. Informasjonen du gir oss om deg selv gjør det mulig for oss å tilby deg et livslangt forhold til et alumninettverk ved fakultetet så lenge du selv ønsker det. Samtidig kan alumninettverket bruke dine persondata for å gi deg relevant informasjon om aktiviteter, forskningsnytt og samarbeidsmuligheter.
Vi er forpliktet til å beskytte dine personopplysninger og være åpne om hvilken informasjon vi lagrer. Følgende personvernerklæring beskriver hvordan alumninettverk ved fakultetet bruker dine personlige data for samarbeid med alumner spesielt. Formålet med denne personvernerklæringen er å informere deg om hvilke personopplysninger som behandles, hvordan de behandles, hvem som er ansvarlig for behandlingen, hvilke rettigheter du har og hvem du kan kontakte.
Hva regnes som personopplysninger?
Personopplysninger er alle former for data, informasjon, opplysninger og vurderinger som kan knyttes til deg som enkeltperson. Det avgjørende for om en opplysning er en personopplysning er om de kan identifisere en konkret person. Opplysninger som alene ikke kan knyttes til en enkeltperson, kan i tilfeller hvor opplysningen forekommer sammen med andre data utgjøre en personopplysning.
Behandlingsansvarlig
Universitetet i Oslo er behandlingsansvarlig for personopplysninger i fakultetets databaser for alumninettverk, jf. Personvernforordningen. Se kontaktpunkt i ditt alumninettverk.
Formålet med behandlingen
Dine personopplysninger i alumninettverkets database behandles for en rekke gjensidige formål som styrker relasjonen mellom deg og fakultetet.
Dette gjøres gjennom tilpassede henvendelser og relevant informasjon. For eksempel er behandling av personopplysninger i alumninettverkets database nødvendig for at alumninettverket kan kontakte deg om:
- generell medlemsinformasjon
- invitasjoner til faglige arrangement
- etter- og videreutdanningstilbud
- nyhetsbrev
- invitasjoner til sosiale og kulturelle arrangement i regi av alumninettverket og/eller relevante fagmiljøer og deres samarbeidspartnere
- forespørsel om deltakelse i arbeidsgrupper og panel
- forespørsler om samarbeid
- forespørsler om å delta i undersøkelser
Vi søker å sikre at alle forespørsler vi presenterer er tilpasset dine interesser.
Hvis du har spørsmål om noen av disse formålene, eller kommentarer til hvordan vi kommuniserer med deg, kan du sende e-post til kontaktpunkt i ditt alumninettverk.
Hvilke personopplysninger blir behandlet?
Vi lagrer informasjon knyttet til deg fra flere kilder. En vesentlig del av informasjonen vi lagrer om våre alumner er informasjon du selv gir oss ved å registrere deg i et alumninettverk.
Når du melder deg inn i et alumninettverk vil noen av dine personlige data fra UiOs studentregister (FS) overføres til alumninettverkets database. Disse dataene er: navn, grad/fag, e-postadresse og uteksamineringsår. Alle andre personopplysninger registrerer du selv ved innmelding.
Alumninettverkets database inneholder:
- Fornavn*
- Etternavn*
- Evt. tidligere etternavn
- E-post*
- Grad/fag
- Tilknytning til arbeidslivet*
- Stillingstittel*
- Arbeidsgiver*
- Land
*Obligatorisk felt
Medlemsinformasjonen er ikke offentlig.
Hvor lenge lagrer vi dine personopplysninger?
Vi beholder dine personopplysninger i alumninettverkets database, med mindre du ber oss om å gjøre noe annet. Ved utmelding vil personopplysningene slettes.
Hvordan beskytter vi dataene dine?
Personopplysningene vil kun bli brukt av det alumninettverket du er medlem av, og vil ikke kunne selges eller bli overført til en tredjepart, så fremt ikke annet fremgår av lov.
Vi deler ikke personlige kontaktopplysninger uten forhåndsgodkjenning.
Universitetet i Oslo (UiO) har et personvernombud som skal ivareta personverninteressene til både studenter, ansatte og alumner ved UiO. Personvernombudet ved UiO kan nås via e-post: personvernombud@uio.no
Det rettslige grunnlaget for behandlingen
Personvernforordningen artikkel 6 f fastslår at en behandling av personopplysninger kan finne sted når dette er nødvendig for at den behandlingsansvarlige skal kunne ivareta en berettiget interesse, og hensynet til den registrertes personvern ikke overstiger denne interessen.
For å styrke vår utdanning, forskning og omdømme har fakultetet interesse av at våre alumner er knyttet til oss. Kontakten med alumninettverk ved fakultetet bidrar på sin side til å styrke alumnenes karrierer og faglige utvikling. Samarbeidet skal være bærekraftig og basert på gjensidig nytte.
Fakultetet har ikke mulighet til å systematisk opprettholde relasjonen mellom universitetet og våre tidligere studenter uten å tilby dem medlemskap i et alumninettverk. Et alumninettverk har en nær sammenheng med den relasjonen den enkelte allerede har til universitetet, og det vil derfor være forutsigbart for den enkelte at de mottar tilbud om deltagelse i denne type nettverk. Fakultetet har derfor en berettiget interesse for bruk av kontaktopplysninger som beskrevet nedenfor som overstiger den enkeltes personverninteresse, jf. Personvernforordningen artikkel 6 f.
Personopplysningene som benyttes i et alumninettverk sin database er ikke av sensitiv karakter. De fleste av personopplysningene vi har om deg registrerte du selv ved innmelding. Behandlingsgrunnlaget er i disse tilfellene aktivt samtykke fra deg, jf. personvernsforordningens artikkel a. Det betyr også at du når som helst kan trekke tilbake eller endre samtykket ved å sende en e-post til kontaktpunktet i ditt alumninettverk.
Dine rettigheter
Vi håndterer alltid dine personlige data sikkert og det skal ikke medføre noen ulempe for deg at dine personlige opplysninger blir brukt i vårt arbeid. Vi vektlegger at det er frivillig å gi oss dine personlige opplysninger.
Du har rett til:
- innsyn i alle personopplysninger som er registrert om deg i alumninettverket sin database og ved UiO for øvrig.
- informasjon om hvordan vi behandler dine persondata.
- å få uriktige personopplysninger om deg korrigert.
- å få ufullstendige personopplysninger om deg supplert.
- å begrense hvordan vi bruker dine data.
- å kreve at vi sletter din profil.
Ta kontakt med kontaktpunkt i ditt alumninettverk dersom du har spørsmål eller ønsker å benytte deg av dine rettigheter som er omtalt i punktet ovenfor.
Din henvendelse vil bli behandlet så raskt som mulig og senest innen 30 dager.