Midtveisevaluering

Oppbygning

Midtveisevalueringen består av et åpent seminar og en lukket del. Ph.d.-leder for faget (leder av tekstutviklingsseminarene) er ansvarlig for gjennomføringen av midtveisevalueringen.

• Det åpne seminaret starter med en presentasjon fra kandidaten om prosjektet (ca. 20 minutter). Deretter åpnes det opp for spørsmål og kommentarer fra den eksterne sakkyndige og publikum.
• Under det lukkede møtet deltar kandidaten, den ekstern sakkyndige, veiledere og ph.d.-leder for faget. På dette møtet drøfter gruppen praktiske og spesifikke problemer. Møtet skal munne ut i tilrådninger med tanke på fullføring. For interne kandidater som kvalifiserer til gjennomføringsstipend, kan gjennomføringsåret og videre karrieremål bli et tema.

I forkant av midtveisevalueringen

Senest tre uker før møtet skal ph.d.-kandidaten overlevere en «mappe» til alle som skal delta på det lukkede møtet. Mappen skal inneholde

• ferdigstilte nøkkelavsnitt/artikkelutkast som gir innsikt i prosjektet
• disposisjoner for ferdigstillelse av gjenstående artikler/kapitler/avsnitt
• oversikt over fullført og gjenstående kursarbeid, samt planer for fullføring
• notat med oversikt over annen aktuell aktivitet i perioden eller andre vesentlige opplysninger

For ansatte stipendiater ved IAKH som kvalifiserer til gjennomføringsstipend, skal det i tillegg sendes inn en CV sammen med mappen.

Den eksterne sakkyndige skal i forkant av møtet skrive en kort skriftlig vurdering (1-2 sider) av stipendiatens progresjon, styrker og svakheter ved prosjektet, og hvilke tiltak den eksterne sakkyndige anbefaler i det videre arbeidet med avhandlingen.

Oppbygning

Evalueringen skjer på grunnlag av følgende materiale fra kandidaten:

• Statusrapport på 2-4 sider om innholdet av avhandlingen og som beskriver hva som er gjort og hva som gjenstår.
• Ett kapittel eller en artikkel (normalt på mellom 20 og 40 sider), som skal inngå i avhandlingen.

På grunnlag av dette arrangeres det et møte på ca. 90 minutter med den som gjennomfører evalueringen, kandidaten, samt veileder(e) (som dog holder seg i bakgrunnen). Møtet kan skje fysisk eller digitalt. Evaluereren skal også ha en prat med både kandidat og veileder på tomannshånd.

Evaluereren må ha et uavhengig og kritisk blikk på arbeidet og skal gi en konstruktiv kritisk respons på kandidatens materiale. Dette er ikke en muntlig eksamen eller prøve-disputas, men en samtale om innsendt materiale og om arbeidet framover.

Etter endt evaluering skal evaluerer sende inn en rapport på 2-4 sider som gjengir hovedpoeng fra samtalen samt vurderer status for arbeidet. Denne rapporten vil bli sendt til veileder(e), kandidat og ph.d.-leder. I tillegg skal evaluerer sende en kort (noen linjer) rapport etter de individuelle samtalene med veileder og kandidat om veiledningsforholdet. Denne rapporten skal bare sendes til Ph.d.-leder.

Oppbygning

Midtveisvurderingen er organisert i to deler:

• først et cirka 2 timers offentlig seminar, etterfulgt av
• et lukket møte

Seminaret er ganske uformelt, med deltakere fra instituttet, ph.d.-ansvarlig, veileder, kolleger og andre doktorgradsstudenter, hvorav en også vil gi tilbakemelding på teksten. Det lukkede møtet kan være veldig kort, men er ment å gi kandidat, opponent, veileder, og PhD-ansvarlig, muligheten til å ta opp spørsmål som ikke kom opp i det offentlige seminaret.

Seminaret starter med en presentasjon av ph.d.-kandidaten og prosjektet som helhet (10-15), deretter blir kommentator invitert til å bruke omtrent en time på å diskutere teksten med kandidaten. Formatet kan være mer eller mindre dialogisk, avhengig av hva som virker mest nyttig. Spørsmål vi generelt sett vil diskutere er:

• teoretiske rammer (sammenhengende, tydelige, nyttige, passende, manglende osv.)
• metodisk tilnærming (konsistent, systematisk, godt tilpasset prosjekt etc.)
• kilder
• bruk av sekundærlitteratur, sted i feltet
• argumenter
• struktur
• fremgang (hva som er gjort, hva som er igjen)
• skriving

Oppbygning

Kandidaten gjør kort rede for status for prosjektet (maks 15 minutter). Det som først og fremst skal vurderes er de utkastene (kapittel/artikler) til avhandlingen som kandidaten har produsert fram til evalueringstidspunktet. Både innhold og struktur skal kommenteres. Videre er det aktuelt å vurdere disposisjon og synopsiser på tekstdeler som ikke er skrevet ennå. Dersom det er hensiktsmessig vil også datasett kunne vurderes.

Ekstern leser, en ekspert som har god greie på fagområdet kandidaten arbeider med, legger frem sin evaluering (maks 90 minutter). Denne delen bør legges opp som en faglig diskusjon mellom kandidat, leser og veileder, der konkrete sider ved de fremlagte utkastene skal kommenteres. De positive sidene ved tekstene skal fremheves, samtidig som den eksterne leseren skal peke på forbedringsområder og foreslå hvordan dette kan skje. 

Kandidat og veileder er til stede sammen med ekstern leser. Andre kan inviteres.

Til slutt skal kandidaten i samråd med veileder og ekstern leser lage en konkret fremdriftsplan for resten av prosjektperioden.

I forkant av midtveisevalueringen

Materialet som skal vurderes, skal legges frem for en ekstern leser senest tre uker før selve evalueringen.

Oppbygning

Evalueringen skal følge en 4-punktsplan, og vare i minimum 3 timer. Tiden brukt på hvert punkt i planen kan justeres etter behov:

1. Kandidaten gjør kort rede for status for prosjektet (10-20 minutter).
2. Ekstern leser gir sine kommentarer (30-60 minutter).
3. Det gjennomføres en faglig diskusjon hvor alle deltakerne i evalueringen kan komme med bidrag (60-90 minutter).
4. Møtet avsluttes med en gjennomgang av framdriftsplanen (ca. 30 minutter).

Evalueringen bør ta form som en utvidet veiledning der den eksterne leseren deltar sammen med kandidat, hovedveileder og eventuelt medveileder. Det nærmeste fagmiljøet kan godt inviteres til å delta, men det er viktig å sikre at kandidaten får en ærlig og kritisk tilbakemelding fra den eksterne leseren, noe som ikke nødvendigvis lar seg gjøre foran et stort publikum.

Når midtveisevalueringen er gjennomført, skriver ekstern leser en rapport på engelsk, eller det språket som brukes i avhandlingen. Rapporten skal være på 2-3 sider, og sendes til kandidaten med kopi til veileder og ILOS v/ph.d.-rådgiver.

I forkant av midtveisevalueringen

Sentralt i midtveisevalueringen står en ekstern fagperson som leser tilsendt tekst. Hovedveilederen og kandidaten velger selv hvem dette skal være. Man kan også spørre medveilederen om å foreslå noen aktuelle navn. Hovedveilederen har ansvar for å invitere den eksterne leseren og finne et tidspunkt som passer.

Kandidaten velger i samråd med veileder ut noen tekstutdrag som skal vurderes. Dette kan for eksempel være utkast til introduksjon eller kappe (ved artikkelbasert avhandling) og to kapitler eller artikler. Tekstene, samt en innholdsfortegnelse og fremdriftsplan for arbeidet med avhandlingen, sendes til den eksterne leseren senest tre uker før midtveisevalueringen.

I forkant av midtveisevalueringen forbereder den eksterne leseren kommentarer til det tilsendte materialet. Tekstene skal også gjøres tilgjengelige for de øvrige deltakerne på midtveisevalueringen.

Eksterne lesere som har kort og enkel reisevei skal som hovedregel delta fysisk på midtveisevalueringen, mens de som har lang reisevei, og særlig de som må bruke fly over lengre distanser for å komme til Oslo, som hovedregel skal delta digitalt/på Zoom. Kort og enkel reisevei betyr at det er mulig å reise med tog eller buss, eller tilsvarende kort flyreise. Medveileder kan også delta, men vi bekoster ikke reise.

ILOS dekker et honorar til ekstern leser på 5000 kr. Hvis medveileder også inviteres med, dekker ILOS et honorar på 1000 kr. Ph.d.-rådgiveren og administrasjonskonsulenten ordner det praktiske rundt reise, opphold og honorar.

Oppbygning

Kandidaten innleder med å presentere arbeidet (ca. 15-20 minutter). Kandidaten presenterer avhandlingsarbeidet så langt, ved å dekke følgende punkter:

• Beskrivelse av forskningsprosjektet, forskningsspørsmål og metodevalg.
• Beskrivelse av teoretisk opplæringsdel/utdanningskomponent.
• Beskrivelse av det som er oppnådd så langt i prosjektet.
• Presentasjon av en oppdatert framdriftsplan for forskningsprosjektet med tidfestede delmål, samt en vurdering av hvilke punkter i planen som tidsmessig kan bli mest kritiske.
• En sannsynliggjøring av at arbeidet vil bli fullført som (nå) planlagt, til rett tid.

Deretter diskuteres arbeidet av to opponenter (opponenten og phd-lederen). Kommentatortiden er stipulert til cirka 20 min per opponent, eller noe utover det hvis en av opponentene er bedt om å gi konkrete tilbakemeldinger på utvalgte deler av avhandlingen.

Total varighet på seminaret er stipulert til en time, eller 1,5 time hvis kandidaten ønsker spesifikk tilbakemelding på utvalgte deler av avhandlingen (kapitler, kappa mm).

Seminaret ledes av ph.d.-leder ved instituttet eller hans/hennes stedfortreder. Det forventes at kandidatens veileder(-e), og i det minste kandidatens hovedveileder (fra IMK), deltar på seminaret. Utover dette er det åpent for alle interesserte.

I forkant av midtveisevalueringen

Når det nærmer seg midten av stipendiatperioden (normalt cirka 16 måneder etter tiltredelse), må kandidat og veileder(-e) finne fram til en passende opponent (primært ansatt ved IMK, sekundært ved UiO), og gjerne undersøke direkte med den potensielle opponenten om vedkommende har mulighet til å påta seg rollen (bla ut fra status i timeregnskapet osv). Ved tvil, må phd-koordinatoren kobles på. Det er lurt å være ute i god tid.

Forslaget sendes så til IMKs ph.d.-koordinator sammen med en kort beskrivelse av prosjektet / temaet. Koordinatoren finner et tidspunkt som passer for alle involverte (kandidat, veileder, opponent og ph.d.-leder) og informerer alle om tidspunktet og veien videre.

To/tre uker før seminaret sender kandidaten ut materialet til presentasjonen til ph.d.-koordinator ved IMK, kopi opponentene. Materialene bør inkludere en oversikt over hele avhandlingsarbeidet så langt, inkludert de sentrale forskningsspørsmålene, teoretisk rammeverk og metodologi. Underlaget skal også inneholde en plan for det gjenstående arbeidet. Et samlet dokument skal ikke være lenger enn 8-10 sider med referanser.

Kandidaten kan også be om konkret tilbakemelding på utvalgte deler av avhandlingen (kapitler osv) eller utvalgte problemstillinger (kommer i tillegg til oppgitt antall sider). Dette må diskuteres og avtales under det forberedende arbeidet. I så fall bør materialet oversendes minst tre uker i forveien.

Oppbygning

Midtveisvurderingen er organisert i tre deler:

• Et åpent seminar i regi av Ph.d.-leder. Seminaret er ganske uformelt, med deltakere fra instituttet, Ph.d.-leder, veileder, kolleger, andre doktorgradsstudenter, og en ekstern sakkyndig. Dette seminaret bygger på opposisjon fra den eksterne sakkyndige og skal være en diskusjon av de fremlagte kapitler/artikler. Kandidaten åpner seminaret med en 15-20 minutters presentasjon av sitt prosjekt. Deretter blir kommentator invitert til å bruke omtrent en time på å diskutere teksten med kandidaten. Formatet kan være mer eller mindre dialogisk, avhengig av hva som virker mest nyttig.
• Et lukket møte der kandidaten, den eksternt sakkyndige og hovedveileder deltar. Det lukkede møtet kan være veldig kort, men er ment å gi kandidat, opponent, veileder, og Ph.d.-leder, muligheten til å ta opp spørsmål som ikke kom opp i det offentlige seminaret. På dette møtet drøfter gruppen praktiske og spesifikke problemer. Møtet skal munne ut i tilrådninger med tanke på fullføring.
• Den eksterne sakkyndige skal skrive en kort skriftlig vurdering av stipendiatens progresjon, styrker og svakheter ved prosjektet, og hvilke tiltak den eksternt sakkyndige anbefaler i det videre arbeidet med avhandlingen.

I forkant av midtveisevalueringen

Minst fire måneder før midtveisevalueringen bør veileder kontakte Ph.d.-leder med forslag til egnet ekstern ekspert. Ph.d.-leder vil invitere den eksterne og avtale dato for vurderingen. 

Evalueringen er vanligvis en hybrid begivenhet der eksterne deltar kun digitalt og lokale kolleger er fysisk til stede.  

Kandidaten velger i samråd med veileder ut noen tekstutdrag som skal vurderes. Dette kan for eksempel være utkast til introduksjon eller kappe (ved artikkelbasert avhandling) og ett til to kapitler eller artikler. 

Tekstene, samt en innholdsfortegnelse og fremdriftsplan for arbeidet med avhandlingen, sendes av kandidaten via e-post til ekstern evaluator, veielder(e) og ph.d.-leder senest tre uker før midtveisevalueringen. Sammendragstekst og foto sendes også til forskningsrådgiver senest tre uker før evalueringen.