Referat fra møte i HF-LAMU-møte den 27.11.2025 kl. 12:30 – 13:45, rom 205, P. A. Munchs hus
Tilstede: Arbeidsgiver Monica Bakken, arbeidsgiver Ragnhild Rebne, arbeidstaker Marlene Holm, arbeidstaker Nora Birkeland, representant for EA Rune Greaker, læringsmiljøkontakt Signe Ingjerd Thorstad, lokalt hovedverneombud Silje Skau Revdal, ARK-koordinator og seniorrådgiver HR Tonje Nathalie Olsen, og HMS-koordinator og sekretær for HF-LAMU Anders Rykke
Forfall: arbeidsgiver Helga Reiss, arbeidstaker Maren Hermansen, arbeidstaker Thea Høiland og studentrepresentant Julia Piombino
1. Referat fra møte i HF-LAMU 25.09.2025
Godkjent
2. Orientering v/Eiendomsavdelingen
Brannøvelser ved fakultetet
Rune Greaker orienterte at EA har fått en henvendelse vedrørende brannøvelsen som ble avholdt på fakultetet 8. oktober. Neste brannøvelse blir til våren. EA ønsker å ha en øvelse per semester hvor flest mulig, både ansatte og studenter, får muligheten til å delta. Hvis det er ønskelig med en ekstra øvelse, så er det mulig.
Lekkasje i P. A. Munchs hus
Greaker orienterte om lekkasjen i 4. etasje i P. A. Munchs hus. For øyeblikket foregår det en utredning og det er håp om å finne en løsning. Fakultetet blir orientert når arbeidet starter.
Innmelding av saker til Eiendomsavdelingen
Fakultetet er gode på melde inn saker til EA. Hvis innmelder opplever at henvendelsen tar tid å få behandlet, så send en e-post til Greaker direkte for undersøkelse av status (r.u.greaker@admin.uio.no).
Problemer med persiennene på HF, Øvre Blindern
Greaker orienterte om situasjonen vedrørende persiennene på HF. EA prioriterer lovpålagte oppgaver for øyeblikket, og reparasjon av persiennene står på listen for 2026. Det er ønskelig at persienner i P. A. Munchs hus (sørvendt) og Niels Treschows hus (østvendt) prioriteres. EA holder fakultetet og LAMU oppdatert.
Vinterstengning
Fakultetet blir ikke vinterstengt.
3. Fakultetets orientering
Kurs i personvern og IT-sikkerhet
Monica Bakken orienterte om kurs i personvern og IT-sikkerhet. Alle ansatte er pålagt å ta dette kurset, og medlemmer av LAMU ble oppfordret til å fremsnakke kurset.
Installering av mobildekning og alarmsystem i Arne Næss auditorium
Bakken orienterte om installering av dekning og alarmsystem i Arne Næss auditorium. For øyeblikket kan ikke forelesere benytte seg av egen PC. På grunn av utfordringer med nettforbindelse og i forbindelse med overgangen til telefoni via Teams, er det ikke mulig å få kontakt med for eksempel Vakt- og alarmsentralen. Sikkerheten skal ivaretas.
Bygging av HumanLab
Bakken orienterte om byggingen av HumanLab. Det er satt av SVI-midler til etablering av HumanLab. Det er likevel et forbeholdt om statsbudsjettet blir vedtatt og UiOs husleiekompensasjon blir ivaretatt, slik at flytteprosesser på UiO går som planlagt. Etter planen skal det bygges en lab i kjelleren i Henrik Wergelands hus (sosiokognitiv lab) og en lab i fyrrommet i P. A. Munchs hus (bevegelseslab). HumanLab har vært ønsket i fire år og LAMUs involvering i forbindelse med byggetillatelsen må bekreftes. Byggeprosjektet koster i overkant 10 millioner kroner.
UHR-konferansen 2025
Bakken orienterte fra UHR-konferansen 2025, hvor blant annet beredskap var tema. «Totalberedskap» er et begrep som går i UH-sektoren, og begrepet favner bredt: forsvarlig internasjonalt samarbeid, mottak og oppfølging av ansatte fra ulike land, sikkerhet i undervisning, m.m.
Ny ordning for rotasjon av arbeidsgiverrepresentanter i LAMU
Bakken orienterte om den nye ordningen for rotasjon av arbeidsgiverrepresentanter i LAMU. Saken ble diskutert i et administrativt ledermøte. Systemet skal sikre at alle enheter ved HF er representert i LAMU i løpet av en 10-årsperiode. I tillegg til fakultetsdirektør og HR-leder, skal arbeidsgiversiden i LAMU være representert av arbeidsgivere fra to enheter, i tillegg til en vararepresentant. Arbeidsgiverrepresentantene fra enhetene sitter i en periode for to år. For perioden 01.01.2026 – 31.12.2027 vil administrativ leder ved IFIKK og IMV representere arbeidsgiversiden med administrativ leder ved ILN som vararepresentant. Når det er saker som angår kjemikalier vil leder ved IAKH bli innkalt til LAMU-møtene.
Etablering av et varslingsråd for fakultetet
Bakken orienterte om opprettelsen av et varslingsråd for fakultetet. Varslingsrådet er en instans som ser på kompliserte varslingssaker som berører både studenter og ansatte, og er et samarbeid mellom studieseksjonen, HR-seksjonen og kommunikasjonsseksjonen. Hensikten er å koordinere og håndtere saker som berører både studenter og ansatte på en best mulig måte.
4. Orientering v/lokalt hovedverneombud
Silje Skau Revdal orienterte om at det pågår valg av nytt verneombud for fakultetsadministrasjonen.
I vernelinjen for lokale hovedverneombud ved UiO jobbes med det endringene i arbeidsmiljøloven og hvordan man skal jobbe med praktiseringen av lovkravet ved UiO.
5. Orientering v/HMS-koordinator
HMS-avvik i 2025
Anders Rykke orienterte om HMS-avvik innmeldt for perioden september – november 2025. Ingen avvik er meldt inn. Det betyr at fakultetet kun har mottatt én avviksmelding i 2025. LAMU diskuterte tilfellet og anser at innmelding av avvik også foregår i andre kanaler enn CIM/Dmaze, blant annet gjennom EAs innmeldingssystem og Si fra-systemet.
Nytt stoffkartotek
Rykke orienterte om det nye stoffkartoteket ved UiO. EcoOnline blir erstattet med Workplace Safety fra og med 01.01.2026. Ansatte på IAKH som drifter håndteringen av kjemikalier har fått tilgang til det nye stoffkartoteket.
Fakultetets bestilling av bedriftshelsetjenester 2026
Rykke orienterte om fakultetets bestilling av bedriftshelsetjenester for 2026. Av prioriterte områder vektlegges stresskurs for stipendiater, både på engelsk og på norsk; undervisning for administrativ ansatte relatert til ubehagelige situasjoner, trusler og vold, og flyttingen av konservering til KBH. Ved andre bistandsbehov kan enhetene selv ta kontakt med BHT. Forslag til handlingsplan er sendt til BHT og fakultetet venter på godkjenning av handlingsplanen.
Endringer i arbeidsmiljøloven – krav til psykososialt arbeidsmiljø
Rykke orienterte om endringer i arbeidsmiljøloven. Fra og med 01.01.2026 er det endringer i arbeidsmiljøloven som handler om krav til psykososialt arbeidsmiljø: «Arbeidet skal organiseres, planlegges og gjennomføres slik at de psykososiale arbeidsmiljøfaktorene i virksomheten er fullt forsvarlige ut fra hensynet til arbeidstakernes helse, sikkerhet og velferd. Til orientering mottok medlemmer av LAMU en presentasjon fra Føyen som omhandler endringene. OPA, HMSB og BHT samarbeider om hvordan praktiseringen av kravet skal iverksettes på UiO.
Sentrale saker fra AMU og status for HMS-opplæring for ledere ved HF
Rykke orienterte om saker fra sentralt AMU, se:
- https://www.uio.no/om/hms/arbeidsmiljo/organisering-roller/amu-lamu/sentralt-amu/moter/2025/mote-3/referat.html
- https://www.uio.no/om/hms/arbeidsmiljo/organisering-roller/amu-lamu/sentralt-amu/moter/2025/mote-4/index.html
Gjennomført obligatorisk HMS-opplæring for ledere ved UiO har vært en informasjonssak i AMU. Dette sammenfaller med HF-LAMUs årsplan for 2025, punkt 5, som sier at HF-LAMU vil påse at ledere ved fakultetet med personalansvar tilfredsstiller kravene til HMS-opplæring i tråd med UiOs retningslinjer. Det er planlagt at saken tas opp på et administrativt ledermøte i desember for videre oppfølging.
6. Orientering fra BHT
Utgikk
7. Orientering fra læringsmiljøkontakt
Signe Thorstad informerte om at det er flere enkeltsaker som har kommet inn via Si fra-systemet.
UiO skal melde til Kunnskapsdepartementet om praktiseringen av universitets- og høyskolelovens § 12-5 etter opplevelsen av har lite å stille opp med når det gjelder forstyrrende studenter og muligheten for kortvarige bortvisninger. På nåværende tidspunkt kan studenter bortvises for enkelvise semestre ikke for en kortere periode i løpet av semester. UiO kan sende bekymringsmeldinger der psykiatri er tilfelle og truende studenter kan politianmeldes. Politianmeldelser kan føre til advarsel, men ikke til bortvisning. Det er ikke mange studenter dette gjelder. Det er alvorlighetsgraden det dreier seg om. Mange studenter og ansatte kan stå i belastende situasjoner over lengre tid.
8. Orientering fra studentrepresentant
Utgikk
9. Status ARK og videre arbeid
ARK-koordinator Tonje Nathalie Olsen orienterte om status for ARK-undersøkelsen ved fakultetet og arbeidet som foregår i det sentrale ARK-arbeidsutvalget. Til møteinnkallingen ble det vedlagt en statusrapport for ARK-arbeidet ved fakultetet.
Første midtveisevaluering er gjennomført og den andre midtveisevalueringen, med svarfrist 30. november, er sendt ut. Den første evalueringen handlet om prosessen og tiltaksutviklingen som er gjennomført og den andre midtveisevalueringen kan benyttes til HMS- og vernearbeid. Det foregår diskusjoner i de administrative ledermøtene om hva målene og tematikken overordnet er og ulike behov, for eksempel utvikling av verktøy for å forbedre flyt og samarbeid på tvers, hvordan effektivisere organisasjonen og samarbeid mellom nivå 2 (fakultet) og nivå 3 (institutter og andre enheter). Dette er områder som ble trukket frem da ARK ble diskutert i HF-LAMU 20.01.2025 (sak 10).
Olsen orienterte videre om hva det arbeides videre med: Treårshjulet, hvor meningen er at det skal fungere som et planleggingsverktøy for systematisk og kontinuerlig arbeid med undersøkelsen; en samtaleguide mellom ledere og verneombud; risikovurdering av psykososialt arbeidsmiljø. Det arbeides videre med utvikling av rapporter som skal være mer forklarende og visuelle. Det er også laget en ny lederrapport som er mer sammenlignende, og det utarbeides dialogkort. I tillegg jobbes det med utvikling av nettressurser som handler om arbeidsmiljø generelt, og som retter seg mot ledere og ansatte.
Olsen presenterte tre spørsmål til LAMU: Hvordan fange opp og dele informasjon om arbeidsmiljøarbeidet som foregår på fakultetet? Hvordan få til mer erfaringsdeling og diskusjon på felles områder? Hvordan kan LAMU bidra til å følge opp arbeidet frem mot ny undersøkelse? Som styringsgruppe for ARK vil HF-LAMU diskutere disse spørsmålene i lys av midtveisevalueringene på et senere tidspunkt.
Bakken kommenterte at oppfølgingen av ARK tas opp i styringsdialogene med instituttene. Det blir lagt ned godt arbeid, instituttene jobber systematisk og viktigheten av å jobbe med arbeidsmiljø anerkjennes.
9. Evaluering av årsplan for 2025 og innspill til årsplan for 2026
LAMU evaluerte årsplanen for 2025. Av punktene i årsplanen for 2025 har LAMU blitt orientert, diskutert og hatt fokus på sykefraværet blant stipendiater (punkt 1). LAMU har også blitt orientert og diskutert ARK (punkt 2). LAMU har blitt informert om og diskutert betydningen fakultetets strategiske satsninger har for studentenes læringsmiljø (punkt 4). LAMU påser også at ledere ved fakultetet med personalansvar tilfredsstiller kravene til HMS-opplæring i tråd med UiOs retningslinjer (punkt 5).
Diskusjon vedrørende årsplan for 2025, punkt 4: LAMU opplever utfordringer med å få studentenes syn inn i LAMUs arbeid. Hva skal til for å få studentenes til å møte opp, hvor ligger studentenes initiativ, hvor ser studentene muligheter og hvor ser studentene utfordringer? Seksjonsleder for studieseksjonen har jevnlige møter med HFSU, og i møtet ble det foreslått at LAMU involveres i disse møtene for innspill.
LAMU har ikke fulgt opp punkt 3 i årsplanen: «HF-LAMU vil i tråd med Handlingsplan for likestilling og mangfold ved Det humanistiske fakultet 2024-2030, punkt 4, følge opp enhetenes arbeid og reviderte tiltak i forbindelse med forebygging av trakassering. Enhetene bes om å rapportere gjennomførte aktiviteter og oppfølging av tiltak. LAMU vil diskutere enhetenes erfaringer med ulike typer tiltak.» LAMU må ha et større fokus på denne tematikken i 2026 og punktet videreføres derfor til årsplan for 2026.
LAMU kom med innspill til årsplanen for 2026. Lovpålagte oppgaver og strategiske oppgaver ligger til grunn for arbeidet i LAMU og flere punkter i årsplanen for 2025 videreføres til årsplan for 2026. Det ble foreslått at punkt 5 (HMS-opplæring for ledere) strykes ettersom saken blir fulgt opp i linjen.
10. Forslag til møtedatoer for HF-LAMU i 2026
Følgende datoer ble foreslått:
- 05.03.2026
- 04.06.2026
- 24.09.2026
- 26.11.2026
Vedtatt
11. Eventuelt
I forbindelse med byggingen av HumanLab, se sak 5, vil LAMU bli innkalt til et ekstraordinært møte på Zoom i desember.